Arbeitszeiterfassung: Was kleine Betriebe jetzt wissen müssen
Von Phillip Schmitz · 9. Oktober 2026 · 2 Min. Lesezeit Viele kleine Betriebe erfassen Arbeitszeiten bis heute nur bei Überstunden oder gar nicht. Seit einer Grundsatzentscheidung des Bundesarbeitsgerichts ist klar: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Dieser Artikel gibt einen Überblick. Er ersetzt keine Rechtsberatung.
Was ist passiert?
Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden (Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
Das Bundesarbeitsgericht hat daraus mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) abgeleitet, dass diese Pflicht in Deutschland bereits heute gilt, gestützt auf das Arbeitsschutzgesetz.
Eine genauere gesetzliche Regelung, etwa zur Form der Erfassung oder zu Ausnahmen, wird seit Längerem diskutiert. Prüfen Sie deshalb den aktuellen Stand oder fragen Sie Ihren Steuerberater oder eine Fachanwältin für Arbeitsrecht.
Was sollte erfasst werden?
Üblich und sinnvoll ist die Erfassung von:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
- Pausen
- daraus abgeleitet die Dauer der Arbeitszeit und Überstunden
Die Aufzeichnungen sollten nachvollziehbar und vor nachträglicher, unprotokollierter Änderung geschützt sein.
Welche Möglichkeiten gibt es?
| Lösung | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Stundenzettel auf Papier | sofort einsetzbar | fehleranfällig, viel Abtipparbeit |
| Excel-Tabelle | kostenlos | Formeln gehen kaputt, Korrekturen nicht nachvollziehbar |
| Cloud-App | von überall nutzbar | meist Monatsgebühr pro Mitarbeiter |
| Software auf dem Betriebs-PC | einmal kaufen, Daten bleiben im Betrieb | Erfassung nur im Betrieb |
Worauf kleine Betriebe achten sollten
- Einfach für Mitarbeiter: Stempeln muss in Sekunden gehen, sonst wird es vergessen.
- Auswertung fürs Lohnbüro: Am Monatsende brauchen Sie eine saubere Übersicht pro Mitarbeiter.
- Urlaub und Krankheit: Gehören in dieselbe Übersicht.
- Kosten im Blick: Gebühren pro Mitarbeiter und Monat summieren sich über die Jahre.
- Datenschutz: Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Klären Sie, wer Zugriff hat.
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