Vereinssoftware: Worauf Vereine bei der Mitgliederverwaltung achten sollten
Von Phillip Schmitz · 9. Oktober 2026 · 2 Min. Lesezeit In vielen Vereinen liegt die Mitgliederverwaltung in einer Excel-Datei auf dem Laptop des Kassenwarts. Das funktioniert, bis Beiträge fehlen, ein Vorstandswechsel ansteht oder jemand nach seinen gespeicherten Daten fragt. Eine gute Vereinssoftware nimmt dem Vorstand viel Arbeit ab.
Die wichtigsten Funktionen
- Mitgliederverwaltung: Stammdaten, Abteilungen, Eintritt, Austritt, Status
- Beiträge: verschiedene Beitragsarten, Familien- und Ermäßigungsbeiträge
- Lastschrift: Export einer SEPA-Datei für das Online-Banking
- Mahnwesen: offene Beiträge erkennen und mahnen
- Kommunikation: Serienbriefe, E-Mail-Verteiler, Einladungen zur Versammlung
- Jubiläen und Ehrungen: damit kein runder Geburtstag vergessen wird
SEPA-Lastschrift: Was Vereine brauchen
Um Beiträge per Lastschrift einzuziehen, benötigt der Verein eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die bei der Deutschen Bundesbank beantragt wird, und von jedem Mitglied ein unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat mit Mandatsreferenz. Eine Vereinssoftware sollte diese Daten verwalten und daraus die Lastschriftdatei für die Bank erzeugen.
Datenschutz im Verein
Auch Vereine unterliegen der DSGVO. Wichtig sind:
- Nur die Daten erheben, die wirklich gebraucht werden
- Festlegen, wer im Vorstand welche Daten sehen darf
- Auskunft und Löschung auf Anfrage ermöglichen
- Bei Cloud-Software: einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter abschließen
Liegen die Daten lokal auf dem Vereinsrechner, entfällt die Weitergabe an einen Cloud-Anbieter. Dann sind aber regelmäßige Sicherungen Pflicht.
Cloud-Abo oder Kauf-Software?
Cloud-Lösungen kosten je nach Anbieter und Mitgliederzahl häufig zwischen etwa 10 und 50 € im Monat. Über mehrere Jahre kommt so einiges zusammen. Kauf-Software kostet einmalig und läuft ohne Monatsgebühr. Optional kommen Updates hinzu.
| Cloud-Abo | Kauf-Software | |
|---|---|---|
| Kosten | monatlich | einmalig |
| Zugriff | von überall | am Vereins-PC bzw. im Netzwerk |
| Daten | beim Anbieter | im Verein |
| Internet nötig | ja | nein |
Checkliste vor der Entscheidung
- Wie viele Mitglieder und Abteilungen hat der Verein?
- Wie viele Personen im Vorstand arbeiten mit der Software?
- Werden Beiträge per Lastschrift eingezogen?
- Wie werden die Daten beim Vorstandswechsel übergeben?
- Was kostet die Lösung über fünf Jahre?
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